Sjá persónuverndarstefnu Orkuveitunnar hér.
Gagnvart umsækjendum ábyrgist OR að öll vinnsla persónuupplýsinga samræmist persónuverndarstefnu OR, lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglum sem settar eru samkvæmt þeim.
2. Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga um umsækjendur
Upplýsingar og gögn um umsækjendur verða notuð af fagráði VORs og sérfræðingum sem fagráðsmeðlimir leita til, til þess að vinna úr umsóknum, meta gæði þeirra og gera tillögu að úthlutun. Komi til úthlutunar verður unnið með persónuupplýsingar til að unnt sé að greiða út styrk. Persónuupplýsingar um umsækjendur/styrkþega verða ekki notaðar í öðrum tilgangi en þeim sem afmarkaður er hér að framan nema með fullri vitneskju og eða samþykki viðkomandi.
3. Á hvaða heimild byggir vinnsla persónuupplýsinga um umsækjendur?
Með því að senda inn umsókn veitir umsækjandi samþykki á vinnslu persónuupplýsinga sem nauðsynleg er til þess að útbúa óháð mat á umsókninni og greiða út styrk komi til þess.
4. Tegund persónuupplýsinga sem unnið er með
OR safnar og vinnur einkum úr eftirfarandi upplýsingum um umsækjendur/styrkþega:
a) Nafn
b) Netfang
c) Sími
d) Starfsheiti
e) Aðstaða (stofnun, fyrirtæki, háskóli, önnur aðstaða)
f) Námsferill (einkunnir nemenda)
g) Ferilskrá (ef afhent)
h) Kennitala
i) Bankareikningur
Um umsækjendur sem hljóta ekki styrk úr sjóðnum gilda atriði a) – g), en um styrkþega gilda öll framangreind atriði.
5. Viðtakendur persónuupplýsinga um umsækjendur
Þau sem koma að afgreiðslu umsóknar eru:
- Starfsfólk sjóðsins
- Stjórn sjóðsins
- Fagráð sjóðsins
- Matsfólk (sérfræðingar á vegum fagráðs)
Upplýsingar um umsækjendur eru vistaðar hjá OR eða á vegum fyrirtækisins á Íslandi eða hjá samstarfsaðila innan EES-svæðisins þar sem reglur um meðferð persónuupplýsinga eru þær sömu og á Íslandi. Persónuupplýsingar verða ekki afhentar þriðja aðila nema á grundvelli lagaheimildar, stjórnvaldsfyrirmæla, dómsúrskurðar, vinnslusamnings eða samþykkis viðskiptavinar.
OR áskilur sér rétt að greina opinberlega frá heiti rannsóknar, nafni styrkþega og styrkfjárhæð (og útdrætti) eins og tekið er fram í 6. grein í úthlutunarreglum VORs.
6. Varðveislutími – Hversu lengi eru persónuupplýsingar um umsækjendur varðveittar?
OR vistar persónuupplýsingar um umsækjendur/styrkþega í þann tíma sem lög gera ráð fyrir og nauðsynlegt er m.v. tilgang vinnslunnar.
Hafa þarf í huga að OR er í eigu opinberra aðila og lýtur því lögum um opinber skjalasöfn og ber því varðveislu- og skilaskyldu samkvæmt þeim. Þess vegna verður ekki hægt að eyða persónuupplýsingum og gögnum umsækjenda
7. Réttur umsækjenda til andmæla, til aðgangs, leiðréttingar og eyðingar/takmörkunar vinnslu
Umsækjandi/styrkþegi hefur rétt til að andmæla söfnun OR á persónuupplýsingum telji hann að hún samræmist ekki tilgangi hennar, meðalhófs sé ekki gætt eða ef hann telur að ná megi sama tilgangi með vægari hætti.
Umsækjandi/styrkþegi getur óskað eftir því að fá upplýsingar um þá vinnslu sem á sér stað hjá OR um hann enda standi hagsmunir annarra ekki í vegi fyrir því. Beiðni þar um skal afgreidd eins fljótt og auðið er og ekki síðar en innan mánaðar frá móttöku beiðni umsækjanda þar um.
Umsækjandi/styrkþegi kann að eiga rétt á að krefjast þess að röngum, villandi eða ófullkomnum persónuupplýsingum um sig verði leiðréttar og eða þeim eytt.
8. Réttur umsækjenda til að leggja fram kvörtun og athugasemdir
Vilji umsækjandi/styrkþegi koma andmælum, kvörtun eða athugasemdum á framfæri vegna vinnslu persónuupplýsinga skal henni beint að OR og tölvupóstfangi sjóðsins, vor@or.is. Sé ekki brugðist við af er hægt að leita til persónuverndarfulltrúa OR, personuverndarfulltrui@or.is (sjá nánar hér að neðan).
Einnig er heimilt að bera vinnslu persónuupplýsinga undir Persónuvernd (www.personuvernd.is)
9. Nákvæmni og áreiðanleiki upplýsinga
OR ber ábyrgð á áreiðanleika upplýsinga og að upplýsingar um umsækjendur/styrkþega séu ávallt uppfærðar í samræmi við tilkynningar hans um breytingar og að teknu tilliti til tilgangs vinnslunnar.
Umsækjandi/styrkþegi ber ábyrgð á að upplýsa OR um breytingar sem gera þarf á upplýsingum um viðkomandi.
10. Öryggi persónuupplýsinga um umsækjendur
OR tryggir öryggi persónuupplýsinga með tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum. Um þær ráðstafanir er fjallað nánar í upplýsingaöryggisstefnu OR og viðeigandi leiðbeiningaskjölum í rekstrarhandbók OR.
Aðgangur að persónuupplýsingum um umsækjendur/styrkþega er takmarkaður við það starfsfólk sem nauðsynlega þarf slíkan aðgang til að ná fram tilgangi vinnslunnar. Starfsfólk er upplýst og meðvitað um skyldu þeirra til að viðhalda trúnaði og öryggi persónuupplýsinga sem þeir hafa aðgang að. Trúnaður og þagnarskylda þeirra gildir áfram þótt látið sé af störfum.
Að öðru leyti en kveðið er á um hér að framan fer um meðferð persónuupplýsinga skv. persónuverndarstefnu OR, lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, og ráðstöfunum sem innleiddar eru af hálfu OR á grundvelli þeirra.
Persónuverndarfulltrúi OR er Hörður Helgi Helgason, lögmaður á Landslögum, Borgartúni 26, 105 Reykjavík. Sími 520-2900, personuverndarfulltrui@or.is.